Яна Декусар має більш, ніж 10 років досвіду роботи в кадровому аутсорсингу. Здійснює повний комплекс послуг з управління персоналом: від пошуку, найму, адаптації до розрахунку і звільнення співробітників. Має великий досвід в супроводі перевірок на дотримання трудового законодавства контролюючими органами. Останні кілька років практикуючий аудитор компаній з різних галузей економіки на предмет дотримання трудового законодавства України. Допомагає компаніям в прийнятті правильних рішень в питаннях з управління персоналом і кадрового адміністрування. Регулярний автор експертних матеріалів для профільних ЗМІ і активний учасник бізнес-конференцій.
Компанія Nota Group надає повний спектр послуг бек-офісу для бізнесу. Бек-офіс – це допоміжні служби, які безпосередньо не приносять прибутку, але від якісної роботи яких залежить успіх всієї справи. Компанія надає послуги у юридичному, фінансовому, бухгалтерському та кадровому напряму, а також займається розслідуваннями корпоративних шахрайств та забезпеченням корпоративної безпеки компаній в цілому. У Nota Group є відділ аналітиків, які стежать за актуальним законодавством, та впроваджують необхідні зміни у компаніях, чим допомагають їм уникнути великих фінансових втрат. На сьогоднішній день компанія обслуговує більше 100 компаній різних індустрій.
Сьогодні ми поспілкувались із Яною про те, як компанія адаптувалась до кризи та пережила локдаун.
Як проходила адаптація компанії до змін?
У будь-якому бізнесі головним ресурсом насамперед є люди, а в карантинному режимі люди знаходяться у стані страху та залежності від новин, які останнім часом мало позитивні. До того ж, в результаті тривалої самоізоляції у людини підвищується рівень тривожності. Зрозуміло, що все це впливає як на відношення до життя в цілому, так і переноситься на робочий процес. Саме тому було важливо одразу ідентифікувати тих співробітників, які більше за інших підпадають під негативний вплив, і тим самим ретранслюють це на інших людей. Першим, що ми могли зробити – відволікали співробітників від усього зайвого, що пов‘язано із пандемією: розповсюджували корисну інформацію, піднімали ті теми та дискусії, які жодним разом не стосуються пандемії. А після виходу з карантину ми запрошували професіонального психолога, що проводив регулярні групові сеанси, та надавав співробітникам практичні інструменти зчитування свого психоемоційного стану. Також проводились тестування співробітників щодо рівня їх вигорання, а з тими, кому це було більше потрібно, — психолог зустрічався індивідуально.
Як у вашій компанії реагували на економічну кризу, яка стала наслідком карантину? Які антикризові заходи вживались?
Наша компанія надає аутсорсингові послуги, тому від масового переходу на віддалений формат роботи – клієнтів у нас тільки побільшало. Це трапилось тому, що багато компаній вимушено перейшли на дистанційну форму та задумались про можливість отримувати послуги в новому форматі – на аутсорсі. Звісно, ми ведемо активну інформаційну кампанію задля того, щоб традиційний бізнес зрозумів, що старий час закінчився, і що для того, щоб залишитися на поверхні, – потрібно переглянути свої звичні погляди на вибудовування бізнес-процесів, та віддати неприбуткову частину процесів на аутсорс.
Поділіться вашим досвідом переходу на дистанційний формат роботи? Як ви налагоджували віддалену роботу та як реагували співробітники?
Ми підготували план-стратегію по переходу на віддалену роботу, аби відразу визначити всі слабкі місця. Було зрозуміло, що багато співробітників не готові до віддаленої роботи, і ми мали забезпечити їм всі умови задля нового формату роботи. У деяких співробітників елементарно не було вдома ноутбука, тому довелось вкласти немалі кошти в організацію віддаленого доступу. З березня вся компанія була вимушена перейти на віддалений режим роботи, тому ми сформували власну політику віддаленої роботи, склали план комунікацій, навчання, забезпечили доступ до всіх необхідних робочих ресурсів. Важливим питанням для нас стала організація інформаційної безпеки при віддаленому доступі – ми прийшли к тому, що працівник не повинен виконувати будь-яку роботу на своєму комп’ютері без включення системи захисту. Крім того, ми використовуємо інструмент додаткової автентифікації через мобільні пристрої. На сьогодні вже можемо оцінити, що все пройшло оперативно та достатньо ефективно. І хоч сьогодні ми працюємо у так званому гнучкому режимі (з можливістю поєднувати віддалений формат та роботу в офісі) – ми повністю готові для будь-якого перебігу подій.
Чи змінилась роль HR-менеджера в умовах кризи?
Роль HR-менеджера в умовах кризи включає в себе наступне: участь в розробці антикризової програми, реалізації заходів по скороченню персоналу, скороченню витрат на роботу персоналу, інформаційно-комунікаційне забезпечення та розробку заходів із посилення лояльності співробітників у нових умовах. HR повинен бути на зв‘язку персонально з кожним працівником – і не тільки для робочих питань, а для того, щоб відслідковувати настрої та емоційний клімат в компанії.
До речі, ми пишаємось, що під час карантину ми не скоротили штат, а навпаки наймали тих спеціалістів, що залишились без роботи через пандемію. При цьому при проведенні співбесіди у форматі онлайн потрібно враховувати той факт, що людина могла проявити себе не в повній мірі, і їй потрібно надати додатковий шанс.
Чи продовжуєте ви розвивати та мотивувати співробітників в умовах карантину?
Так, ми продовжуємо реалізовувати початі нами заходи, направлені на підтримання командного духу у колективі. В 2020 році наша компанія оголосила «Рік здоров‘я» для співробітників. В рамках цього проекту на початку року всі члени колективу отримали карту здоров’я, в якій було прописано 49 задач зі спортивними та здоровими активностями, що поділені в залежності від пори року. Кожен співробітник має виконати ці актвиності, зняти це на відео та викласти в загальний чат. По завершенню року переможці отримують в подарунок подорож в іншу країну за рахунок компанії.
Крім цього, ми продовжували проводити онлайн лекції спеціалістів із психології, дієтології, косметології та нутриціології. Плюс – в рамках року здоров’я всім співробітникам були надані пакети комплексних послуг перевірки здоров’я за рахунок компанії.
Чи є важливими на сьогодні для отримання роботи в успішній компанії сертифікати, що підтверджують компетенції?
Безумовно, сертифікати – не є чарівною паличкою, але їх наявність завжди буде плюсом – особливо, якщо сертифікат підтверджує ті знання, які знадобляться для конкретної посади. Крім того, наявність сертифікатів говорить про те, що кандидат прагне до додаткових знань, а це доволі позитивна характеристика для будь-кого.
Які технології підбору кадрів застосовуєте?
По-перше, стандартний рекрутинг (recruiting) – пошук та відбір кваліфікованих фахівців – як правило, проводиться серед кандидатів, які вже перебувають в пошуку місця роботи.
По-друге, прямий пошук (executive search) – пошук рідкісних фахівців або керівників середньої ланки, що ведеться як серед вільних фахівців, так і тих, що працюють.
Рідше, хедхантінг (headhunting) – переманювання конкретного «цінного» спеціаліста, що вже працює в іншій компанії.
Чи автоматизуєте ви свої HR -процеси?
Цього року впровадили автоматизовану систему, яка сприяє максимальній ефективній підтримці клієнтів. Система дозволяє більш ефективно створювати, виконувати та контролювати звернення, які надходять від клієнта. Нашому клієнтові не доводиться довго чекати зворотного зв’язку, оскільки відразу після звернення фахівці компанії отримують оповіщення, що гарантує обробку заявки в швидкі терміни. Щодо автоматизації внутрішніх процесів – використовуємо автоматизовану програму 360 для оцінки персоналу методом зворотного зв‘язку, що надає можливість оцінювати персонал за багатьма критеріями – колегами, керівництвом, клієнтами.
Розкажіть про проблеми, які постають перед вами на посаді HRD?
В зв‘язку із пандемією найбільшою проблемою є емоційний стан співробітників – схильність до песимістичного настрою, котру потрібно постійно розкачувати. Безкінечна здача аналізів, контроль захворюваності, гнучкий графік роботи співробітників – ці питання потрібно врегульовувати таким чином, щоб це ніяк не вплинуло на ефективність роботи компанії.