Олена Єгорова — керівник служби оптимізації та контролю фармацевтичної компанії “Вента.ЛТД” — учасника ринку, що входить до ТОП-5 фармдистриб’торів України. У цій компанії Олена починала трудовий шлях одразу після вишу. Тут продовжує будувати власну кар’єру. Нещодавно пройшла сертифікаційний курс в Українській школі бізнесу.
Чим займається компанія “Вента.ЛТД”?
Дистрибуція лікарських засобів і товарів медичного призначення. Тобто, забезпечуємо потреби українців у лікарських засобах. Імпортуємо товар з різних країн, маємо контракти прямого імпорту з багатьма виробниками світового масштабу. Самі розмитнюємо товар, отримуємо дозволи на реалізацію в Україні, доставляємо в аптеки тощо.
Розкажіть, як зайняли свою посаду у компанії.
За освітою я провізор. Тривалий час не мала відношення до бізнес-процесів. Прийшла у компанію на позицію менеджера з адміністративної діяльності Три роки тому на нашому підприємстві виникла необхідність зміни процесів, які відбувалися понад десять років тому. Через це утворилася Служба оптимізації контролю і я стала її керівником. Весь мій трудовий стаж — це одна компанія.
У чому полягає ваша робота?
Займаюся оптимізацією бізнес-процесів, розробкою нового функціоналу, відповідно, автоматизацією процесів.
Яких успіхів у роботі Вам вдалося досягти?
Перший мій великий проект, який привів до вагомих результатів — “Оптимізація прийому товару”. Ми скоротили час оприбуткування товару. За рік вийшли на стійкі показники — 40 % відносно того, що було. Протягом другого року скоротили час оприбуткування ще рівно в два рази. Ми розподіляли обов’язки, запроваджували KPI для рядових працівників. Коли побачили, що ефективності немає, запровадили KPI для керівників. Також наводили порядок у документальній частині прийому товару — оформлення претензій, браків, логістичних паперів, тощо. Ще один мій успішний проект — “Запровадження електронного документообігу”. Тепер за місяць відправляємо приблизно 140 000 електронних документів. Також за рік 15 % клієнтів перейшли на електронний документообіг. Цьогоріч запустили IT-проект — “Розробка АРІ”. Його ціль — передавати документи клієнтам, виключаючи електронну пошту.
Як пандемія і карантин вплинули на вашу роботу?
Як і на всьому аптечному ринку, у перші місяці у нас спостерігався підйом продажів. Потім вийшли на плато і на зниження продажів на кілька місяців.
Що вам подобається у вашій роботі?
Я завжди займаюся чимось новим. Я не маю справи з операційною діяльністю. У мене постійно нові завдання — логістика, поставки, збут, процеси на складах. Маю можливість розвиватися. Також творчий елемент, бо переглядаю і перебудовую бізнес-процеси. Ще я маю справу з трендами. Шукаю і вивчаю їх, щоб їх вплив приносив користь компанії. Подобається, що треба постійно бути готовим вирішувати нові виклики. Приміром, коли змінюється законодавство, потрібно перебудовувати певні процеси, норми, щось додавати, щось змінювати. Звісно, захоплює сам процес комунікації, знайомства з новими людьми, налагодження зв’язків між різними підрозділами підприємства.
Розкажіть про свою команду. Як ви її мотивуєте?
Відкрию вам таємницю — у мене безпосередніх підлеглих немає. Працюю з керівниками функціональних підрозділів. Одне з моїх завдань — нівелювати бар’єри, що виникають між керівниками та підлеглими, а також між різними функціональними підрозділами при впровадженні змін. Це справді мотивує обидві сторони.
Чому вирішили пройти міжнародну сертифікацію ISO?
Отримавши нову посаду, почала шукати сучасні методики, підходи, які дозволять оцінити ефективність процесів, у тому числі економічну ефективність, доцільність їх утримання. Хотіла працювати і приносити користь своїй компанії. Тому сертифікація ISO для мене є логічною. Це підтвердження тому, що я дійсно відповідаю заявленим вимогам до мене і маю потрібні компетенції.
Треба сказати, що сертифікація ISO не була моєю самоціллю. Спершу я пройшла програму ефективного топ-менеджера. Я була у захваті від неї. Формат викладу, підготовки інформації, погляд на проблемні питання, методика вирішення завдань — все дуже небанально. Якщо чесно, я дуже перебірлива у плані вибору освітнього продукту. Завжди прагну нових знань у професійній сфері. Я надихнулася вашою якістю і вирішила — на цьому курсі не зупинюсь. Обрала ще один — сертифікацію ISO. Це був подарунок на свій день народження. Вибір не випадковий, бо я провізор і мені інколи було важко заявляти про себе як управлінця, який має певні компетенції для виконання власних посадових обов’язків.
Якими якостями особистісними та професійними має володіти управлінець?
Серед особистісних найперше — уміння визначати істину, без суб’єктивних суджень. Безумовно лідерські якості, що проявляються в умінні брати на себе відповідальність. Серед професійних — уміння чути своїх підлеглих, без суб’єктності. Не бути упередженим. Реагувати на проблему оперативно, адже більшість управлінців чомусь не вирішують проблему, поки вона не досягла певного масштабу. Вміти планувати, оцінювати ризики, перспективи. Немало значить і адаптивність.
Проходження сертифікації надихнуло вас на нові ідеї в роботі?
Безумовно. Курс ще раз показав спектр процесів, якими треба зайнятися. Планую проаналізувати бізнес-процеси різних підрозділів. Є операції, які морально застаріли і їх треба підлаштовувати під потреби компанії, ринку.
Що порадите управлінцям загалом і молодим менеджерам зокрема?
Останнім часом я живу зі слоганом: “Ні дня без нових знань!”. Тож зичу як досвідченим, так і молодим менеджерам, постійно вчитися. Це вимога часу. Приміром, той самий digital-маркетинг, просування у мережі. Ще 10 років тому про це ніхто не знав, не думав. Також не треба сторонитися досвіду колег, спілкування на професійні теми, проводити нетворкінг. Тільки так вийде бути затребуваним.
Яку бізнес-літературу порадите нашим читачам?
До переосмислення мене змусив Нассім Ніколас Талеб. Читала 3 його книги — “Чорний лебідь”, “Антикрихкість” та “Шкура у грі”. Усі вони змусили переосмислити вимоги до самої себе. “Чорний лебідь” говорить, що завжди в суспільстві відбуваються неминучі фактори, які застають нас зненацька. Їх ніхто не відміняв. Навіть спеціалісти, які працюють з прогнозуванням ризиків, не все можуть передбачити.
Книга “Чорний лебідь” вчить як відноситися до таких подій. Щоби не випадати з робочого стану, не здаватися. “Антикрихкість” мені далась не дуже легко. Місцями я перечитувала одну сторінку знову і знову. Настільки глибокі думки автора, що нам не можна бути крихкими, вразливими. Навіть гнучким, у цьому сенсі, бути недостатньо.
“Шкура у грі” говорить про те, що не можна входити у гру, тобто у бізнес, якщо ви не готові ризикувати власною шкурою. Завжди виграє той, хто усвідомлює і приймає ризики бізнесу.
Щодо технічної літератури можу порекомендувати книгу, яка розклала у моїй голові всі пункти по управлінню проектами. Це “24 кроки до успішного стартапу” Білла Олета. Така собі чітка інструкція, що допомагає зрозуміти, чи варто братися за ідею. Які ризики, пастки очікують, з чого треба починати, чого чекати, тощо.
Менеджерська робота — стресова. Яке маєте хобі, як відпочиваєте від роботи?
Люблю читати. Намагаюся хоча б дві, три художні книги прочитати за місяць. Знайомлюся з сучасною українською літературою. Це і Володимир Лис, Макс Кідрук, багато інших. Ще одне моє хобі — верхова їзда. На жаль, не завжди часу вистачає, але це дійсно те, що дає мені сили.
Спілкувався Михайло Ломоносов